Od 1 listopada 2026 r. wpis do CEIDG tylko online. Co zmienia się przy zakładaniu firmy?

Co dokładnie zmienia się 1 listopada 2026 r.?

Nowelizacja ustawy o CEIDG rozdziela kilka rodzajów wniosków. W okresie od 1 listopada 2026 r. do 31 października 2028 r. obowiązek użycia formularza elektronicznego dotyczy wniosku o wpis do CEIDG z informacją o podjęciu działalności gospodarczej, czyli rejestracji nowej firmy. Wynika to z art. 16 ust. 1 ustawy z 13 marca 2026 r. [1]

Papierowy wniosek o rozpoczęcie działalności złożony w urzędzie gminy albo wysłany pocztą po 31 października 2026 r. ma zostać pozostawiony bez rozpoznania. Jeżeli więc data startu firmy jest napięta, nie warto traktować wizyty w gminie jako planu awaryjnego. Trzeba wcześniej przygotować dostęp do właściwego kanału elektronicznego oraz sposób podpisania wniosku. [1]

Dwa etapy elektronizacji CEIDG i wyjątek dla małoletniego przedsiębiorcy.

Wyjątek dla małoletniego przedsiębiorcy

Jeżeli wpis dotyczy osoby małoletniej i we wniosku wskazywany jest przedstawiciel ustawowy, zasada jest odwrotna. Do 31 października 2028 r. taki wniosek może być złożony wyłącznie w dotychczasowym trybie papierowym: w urzędzie gminy albo przesyłką rejestrowaną. Przedstawiciel składa również wymagane oświadczenia dotyczące umocowania i reprezentacji małoletniego. [1]

Co z przedsiębiorcami już wpisanymi do CEIDG?

Sama data 1 listopada 2026 r. nie zmusza przedsiębiorcy, który już prowadzi firmę, do ponownej rejestracji. Nie oznacza też, że od tego dnia każda zmiana wpisu musi być wykonana wyłącznie online. Wnioski o zmianę, zawieszenie, wznowienie, wpis informacji o niepodjęciu działalności oraz wykreślenie mogą być składane na dotychczasowych zasadach do 31 października 2028 r. [1][2]

W praktyce nowy obowiązek najbardziej odczują osoby, które dopiero planują start jednoosobowej firmy, oraz biura i doradcy pomagający im w rejestracji. Warto oddzielić termin złożenia pierwszego wniosku od późniejszej obsługi wpisu, ponieważ w latach 2026-2028 będą obowiązywały dwa etapy cyfryzacji.

Jak złożyć wniosek o nową działalność online?

Najpewniejszym punktem startu jest oficjalny formularz na Biznes.gov.pl. Ministerstwo wskazuje także usługę Firma w aplikacji mObywatel (na dzień dzisiejszy ta konkretna funkcjonalność nie jest jeszcze dostępna w aplikacji) oraz rozwiązania udostępniane przez banki i platformy wspierające przedsiębiorców. Niezależnie od wybranego interfejsu wniosek musi trafić do systemu CEIDG w postaci elektronicznej. [2][3]

• Sprawdź sposób logowania i podpisu. Ustawa przewiduje m.in. podpis kwalifikowany, podpis zaufany, podpis osobisty albo inny sposób akceptowany przez system, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować składającego i zapewnia integralność danych. [1][4]
• Przygotuj dane potrzebne do wniosku. Zanim rozpoczniesz formularz, ustal nazwę firmy, datę startu, adresy, kody PKD, formę opodatkowania, sposób prowadzenia księgowości i dane potrzebne do zgłoszeń ubezpieczeniowych. Zakres zależy od sytuacji przedsiębiorcy. [5]
• Wypełnij formularz i sprawdź podsumowanie. Szczególnie uważnie porównaj datę rozpoczęcia, nazwę, adresy i kody działalności z tym, jak firma ma faktycznie działać.
• Podpisz i wyślij wniosek. Samo zapisanie wersji roboczej nie kończy rejestracji. Po wysłaniu system przekazuje urzędowe poświadczenie odbioru na adres e-mail wskazany w formularzu. [1]
• Zachowaj potwierdzenie i sprawdź wpis. Jeżeli system zgłosi błąd, najpierw zweryfikuj status wniosku, zamiast od razu powtarzać tę samą czynność. [6]

Przed dniem startu sprawdź logowanie, podpis i komplet danych do wniosku.

Co przygotować przed uruchomieniem formularza?

Elektroniczna forma nie skraca automatycznie części decyzyjnej. Najwięcej czasu zwykle zajmuje nie samo kliknięcie przycisku „wyślij”, ale ustalenie danych, które wpłyną na późniejsze rozliczenia. Oficjalny serwis Biznes.gov.pl przypomina między innymi o doborze kodów PKD i formy opodatkowania. [5]

• upewnij się, że narzędzie do logowania i podpisu działa, a numer telefonu lub certyfikat są aktualne;
• ustal prawidłową nazwę firmy, adres do doręczeń i miejsca wykonywania działalności;
• dobierz kody PKD do rzeczywistego zakresu planowanych usług lub sprzedaży;
• porównaj możliwe formy opodatkowania i sposób prowadzenia ewidencji;
• sprawdź, czy razem z wnioskiem chcesz przekazać zgłoszenia do ZUS lub inne dane dodatkowe;
• przygotuj adres e-mail, który będzie regularnie sprawdzany po rejestracji i będzie powiązany z usługą e-doręczeń.

Jeżeli działalność rozpocznie się pod koniec 2026 r., warto od razu uwzględnić obowiązki nadchodzące w 2027 r. Pomocne będzie zestawienie zmian podatkowych oraz osobne wyjaśnienie dotyczące faktur dla konsumentów w KSeF. Te decyzje nie są częścią samej elektronizacji CEIDG, ale mogą wpłynąć na program sprzedażowy, księgowość i organizację dokumentów od pierwszego dnia.

Nowa firma i adres do e-Doręczeń

Ministerstwo Rozwoju i Technologii wskazuje, że przy zakładaniu firmy adres do e-Doręczeń jest tworzony w procesie rejestracji. Po złożeniu wniosku trzeba go jeszcze aktywować za pomocą linku otrzymanego e-mailem. Nie należy więc traktować wiadomości aktywacyjnej jako zwykłego newslettera ani odkładać jej do czasu pierwszej korespondencji z urzędem. [2]

Dodatkowa uwaga dla osób zagranicznych

Od 1 listopada 2026 r. osoba zagraniczna składająca wniosek o wpis do CEIDG powinna posiadać numer PESEL, a jeżeli go nie ma – niepowtarzalny identyfikator nadany przez państwo członkowskie Unii Europejskiej do identyfikacji transgranicznej. Dokument potwierdzający status, jeżeli jest wymagany, trzeba przygotować w postaci elektronicznej i podpisać w sposób przewidziany przez ustawę. Wnioski osób zagranicznych złożone przed 1 listopada 2026 r., których do tego dnia nie rozpatrzono, podlegają odrębnemu przepisowi przejściowemu. [1]

Najczęstsze błędy przy przejściu na CEIDG online

• wysłanie papierowego wniosku o rozpoczęcie działalności po 31 października 2026 r.;
• pozostawienie organizacji podpisu elektronicznego lub profili zaufanego na dzień planowanego startu;
• pomylenie rejestracji nowej firmy ze zmianą lub zawieszeniem istniejącego wpisu;
• uznanie, że zapisanie wersji roboczej oznacza skuteczne złożenie wniosku;
• wybranie kodów PKD lub formy opodatkowania bez sprawdzenia skutków dla konkretnego modelu działalności;
• pominięcie aktywacji adresu do e-Doręczeń utworzonego w procesie rejestracji.

Dwa terminy, które warto zapamiętać

Pierwszy termin to 1 listopada 2026 r. – od tego dnia standardowy wniosek o rozpoczęcie działalności w CEIDG jest elektroniczny. Drugi to 1 listopada 2028 r., kiedy ma nastąpić kolejny etap i pełna elektronizacja pozostałych wniosków. Jeżeli zakładasz firmę w okresie przejściowym, sprawdź rodzaj sprawy, a dopiero potem wybierz kanał złożenia.

Przed wysłaniem formularza dobrze jest skonsultować wybór formy opodatkowania, ewidencji i zgłoszeń ubezpieczeniowych. INTERTAX wspiera jednoosobowe działalności w przygotowaniu rozliczeń i bieżącej księgowości.

Źródła

• [1] Ustawa z dnia 13 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2026 r. poz. 507, w szczególności art. 1 pkt 2 lit. b, art. 14-16, art. 29 i art. 31.
• [2] Ministerstwo Rozwoju i Technologii, „Jesień 2026 pod znakiem cyfrowych zmian dla przedsiębiorców – więcej spraw załatwisz online”, 15 września 2026 r.
• [3] Biznes.gov.pl, „Zarejestruj działalność gospodarczą w CEIDG”, karta usługi.
• [4] Biznes.gov.pl, „Profil Zaufany i podpis zaufany”.
• [5] Biznes.gov.pl, „Co musisz wiedzieć zanim zarejestrujesz firmę”.
• [6] Ministerstwo Rozwoju i Technologii, „Zmiany w systemie Biznes.gov.pl i CEIDG – przerwa w dostępie do usług”, 12 października 2026 r.